บทที่ 10 การพัฒนาเพื่อนำไปใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

 บทที่ 10 การพัฒนาเพื่อนำไปใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

Developing and Implementing Effective Accounting Information Systems

   ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้

     ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น

   ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System : AIS)

     ระบบ (System) หมายถึงกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่ 2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน เช่น ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย

     ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ

     สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด

รูปแบบ ความสัมพันธ์ระหว่าง ข้อมูลและสารสนเทศ

     ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึงระบบงานที่ออกแบบขึ้นมา เพื่อประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ หรือจากข้อมูลดิบที่ไม่มีความหมายให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว อาจจะทำด้วยมือ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้

     ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System) คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในกิจการเฉพาะด้านระบบงานการบัญชี โดยใช้ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง ทำหน้าที่หลักในการบันทึก ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจดังนี้

1. การเก็บบันทึกรายการที่เกิดขึ้นของธุรกิจ

2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสั่งการและการควบคุม

3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจให้มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ

1. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน

2. เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ บริหาร

3. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย

หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)

2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

3. การจัดการข้อมูล (Data Management)

4. การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)

5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)

 ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี

1. กลุ่มของผู้จัดทำ ได้แก่ นักบัญชีการเงิน นักบัญชีจัดการ ที่ปรึกษาด้านภาษีอากร และผู้บริหารงานด้านการบัญชี
2. กลุ่มของผู้ตรวจสอบและประเมินผล ได้แก่ ผู้ตรวจสอบภายใน ผู้ตรวจสอบบัญชี
3. กลุ่มของผู้พัฒนาระบบ ได้แก่ ผู้ออกแบบระบบ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ นักบัญชี นักโปรแกรมเมอร์

ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน
- รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์
- รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง
- รายงานการรับเงินประจำวัน
- รายงานการจ่ายเงินประจำวัน
- รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
- รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา
- รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย
- รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน
- รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย
- เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก
- รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ

ลักษณะของการใช้ประโยชน์จากสารสนเทศ
- Relevant สารสนเทศมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ช่วยเพิ่มความสามารถในการตัดสินใจของผู้บริหารได้
- Reliable ความเชื่อถือได้ของสารสนเทศ แสดงถึงกิจกรรมการทำงานอย่างตรงไปตรงมาและไม่มีข้อผิดพลาด
- Complete ความครบถ้วนของสารสนเทศ
- Timely ความทันสมัยของสารสนเทศ เพื่อให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ อย่างทันท่วงที
- Understandable การสื่อสารสารสนเทศให้ผู้บริหารเข้าใจได้
- Verifiable การตรวจสอบสารสนเทศซึ่งกันและกันได้ หากมอบหมายให้พนักงาน 2 คนประมวลผลข้อมูลชุดเดียวกัน สารสนเทศที่ได้ควรใกล้เคียงกัน

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศในส่วนนี้ จัดเป็นกระบวนการที่นำเอาทุกส่วนมาปฏิบัติร่วมกัน ด้วยการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด เรียกว่า วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC : System Development Lift Cycle) ซึ่งจะแสดงกิจกรรมต่างๆ ภายในระบบสารสนเทศที่ต้องการ โดยเป็นการวิเคราะห์เชิงโครงสร้าง (Structured Analysis) ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ 6 ขั้นตอน คือ

 1.  การพัฒนาระบบ (System Development)
           2.  การวางแผนระบบ (System Planning)
           3.  การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
           4.  การออกแบบระบบ (System Design)
           5.  การติดตั้งระบบ (System Implementation)
           6. การดูแลรักษาระบบ (System Maintenance)

1.การพัฒนาระบบ (System Development)

การพัฒนาระบบ (System Development) ประกอบไปด้วยการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างระบบงาน การทดสอบโปรแกรมหน่วยย่อย (Unit Test) การทดสอบระบบรวม (System Integration Test) การแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ (Bug) ตลอดจนการจัดทำเอกสาร (Document)ต่างๆ ทั้งในส่วนของเอกสารโปรแกรม เอกสารระบบ และคู่มือการฝึกอบรมสำหรับผู้ปฏิบัติงานข้อควรคำนึง ในการพัฒนาระบบ คือ การเลือกภาษาคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมและพัฒนาต่อได้ง่าย

2.การวางแผนระบบ (System Planning)

การวางแผนระบบ (System Planning) เป็นขั้นตอนแรกสุดของการพัฒนาระบบสารสนเทศ ในการวางแผนระบบสารสนเทศนั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อการตรวจสอบระบบงานเบื้องต้น (Initial Investigation) เช่น           - การรับรู้สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นของระบบงานเดิม           - การหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม           - การทำการศึกษาความเป็นไปได้ในแง่มุมต่างๆ เช่น ต้นทุนและทรัพยากร           - การรวบรวมความต้องการจากผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น การรวบรวมเอกสาร การสัมภาษณ์ การสังเกต  และการออกแบบสอบถาม      ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation) เพื่อศึกษาสิ่งต่อไปนี้      1. การกำหนดปัญหาและความต้องการ (Determination of Problems and Requirements) ตัวอย่างปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม  เช่น            - ระบบเดิมไม่ตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ หรือขาดการประสานงานที่ดี            - ระบบเดิมอาจไม่สนับสนุนงานในอนาคต            - ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย            - ระบบเดิมมีการดำเนินงานที่ผิดพลาดบ่อย      2. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Specification of Objectives) เป็นการกำหนดให้แน่ชัดว่าจะแก้ไขปัญหาอะไรบ้างจากปัญหาทั้งหมด      3. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) หรือความเหมาะสม ซึ่งพิจารณาจาก            ความเป็นไปได้ทางเทคนิค (Technical Feasibility) คือความเป็นไปได้ในการสร้างระบบงานใหม่ เช่น การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ทันสมัยหรือการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ            ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) คือความเป็นไปได้ที่ระบบงานใหม่จะตรงกับความต้องการของผู้ใช้  ซึ่งต้องคำนึงถึงทักษะของผู้ใช้ด้วย            ความเป็นไปได้ในเชิงเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility)คือความเป็นไปได้ในเรื่องงบประมาณ เงินลงทุน ค่าใช้จ่าย และความคุ้มค่า

3.การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)             การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันหรือระบบงานเดิม ซึ่งอาจเป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์อยู่หรือไม่ก็ได้ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดของระบบงานที่ใช้อยู่ ข้อดี ข้อเสีย ทรัพยากร และความเหมาะสมของระบบงานในแต่ละส่วน เพื่อเตรียมการปรับเปลี่ยนให้เป็นระบบสารสนเทศใหม่ สิ่งที่จะต้องวิเคราะห์ระบบมีดังนี้           วิเคราะห์ถึงปัญหาหลักและปัญหารองที่เกิดขึ้นในระบบ (Redefine the Problem)           ทำความเข้าใจถึงระบบงานเดิม (Understand Existing System)           กำหนดความต้องการของผู้ใช้ระบบ และข้อจำกัดในการใช้ระบบงานใหม่ (User Requirements and Constrains)           เสนอทางเลือกในการออกแบบระบบ โดยการสร้างแบบจำลองเชิงตรรกะ (Logical Model) เช่น Database Model Diagram,ER Source Model และ ORM Diagram      ในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยส่วนใหญ่มักวิเคราะห์ออกมาในรูปของแผนภาพการไหลของข้อมูล (DFD : Data Flow Diagram) ซึ่งเป็นแผนภาพที่แสดงการไหลของข้อมูลทั้งระบบ และช่วยในการสื่อสารระหว่างนักวิเคราะห์ระบบกับผู้ใช้ระบบ

4.การออกแบบระบบ (System Design)

การออกแบบระบบ (System Design) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาพัฒนาเป็นรูปแบบทางกายภาพ (Physical Model) โดยเริ่มจากการออกแบบงานทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งในส่วนนำข้อมูลเข้า (Input) ส่วนประมวลผล(Process) ส่วนแสดงผลลัพธ์ (Output) ส่วนจัดเก็บข้อมูล (Storage) การออกแบบจำลองข้อมูล การออกแบบรายงานและการออกแบบหน้าจอในการติดต่อกับผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะต้องมุ่งเน้นการวิเคราะห์ว่าช่วยแก้ปัญหาอะไร (What)และการออกแบบช่วยแก้ปัญหาอย่างไร(How)

5.การติดตั้งระบบ (System Implementation)

การติดตั้งระบบ (System Implementation) เป็นขั้นตอนการส่งมอบระบบงานเพื่อนำไปใช้จริง โดยจะรวมถึงการจัดเตรียมแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลของระบบ การอบรมผู้ที่เกี่ยวข้อง การปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมมาใช้ระบบงานใหม่ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง อุปกรณ์ที่ใช้ และผู้เชี่ยวชาญหรือทีมงานด้านเทคนิค (Technical Support) ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงติดตั้งโปรแกรมให้ครบถ้วน

 

การดูแลรักษาระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรพัฒนาระบบ ซึ่งเป็นขั้นตอนการดูแลแก้ไข ปัญหาระบบงานใหม่ ในขั้นตอนนี้ถ้าเกิดปัญหาจากโปรแกรม โปรแกรมเมอร์จะต้องเข้ามาแก้ไข หรือผู้ใช้อาจมีความต้องการวิธีการ ทำงานใหม่ๆ เพิ่มเติม ทั้งนี้การดูแลรักษาระบบจะเป็นขั้นตอนในส่วนที่เกิดตามมาภายหลังที่ได้มีการติดตั้งและใช้งานระบบแล้ว

6.ดูแลรักษาระบบ (System Maintenance)

บทสรุป

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีหน้าที่หลักในการ บันทึกข้อมูล ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศด้านบัญชีให้ผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอกกระบวนการจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ทำด้วยมือ หรือด้วยคอมพิวเตอร์ก็ตาม ผลลัพธ์ออกมาเป็น สารสนเทศทางบัญชีที่ไม่แตกต่างกันระบบสารสนเทศทางบัญชี มีประโยชน์แก่ผู้ใช้ 3 ประการ คือ
1. ให้ข้อมูลเพื่อการปฏิบัติงานประจำวัน
2. ให้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจวางแผนและควบคุม
3. ให้ข้อมูลตามกฎหมายกำหนดให้แก่ผู้ใช้ภายนอก

การจัดทำระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีผู้ที่เกี่ยวข้องได้แก่
1. กลุ่มของผู้จัดทำบัญชี
2. กลุ่มของผู้ตรวจประเมินผล
3. กลุ่มของ ผู้พัฒนาระบบ (หมายถึงทั้งนักเทคโนโลยีสารสนเทศ และนักบัญชี)

     ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า

บรรณานุกรม

Unknown.(2557).ระบบสารสนเทศทางการบัญชี.สืบค้นเมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2563,เว็บไซต์:http://naruemonjantee.blogspot.com/2014/02/blog-post_2306.html

ครูอนุชิต กลิ่นกำเนิด.(2554). องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ.สืบค้นเมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2563,เว็บไซต์:http://srayaisom.dyndns.org/webinformation/step.html