บทที่
15
การสร้างแบบฟอร์มฐานข้อมูลและรายงาน
การออกแบบฟอร์มและรายงาน
ในระบบงานใด
ๆ เมื่อมีการดําเนินงานจะมีข้อมูลที่เข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล และทําให้ได้ข้อมูล
ออกจากระบบ
โดยการทํางานภายในของระบบเองก็จะมีข้อมูลที่เข้าสู่ขั้นตอนการทํางานเพื่อประมวลผลให้
ได้เป็นข้อมูลและออกจากขั้นตอนการทํางานนั้นไปยังขั้นตอนการทํางานต่อไป
ซึ่งจะอยู่ในรูปของแบบฟอร์ม และรายงานต่าง ๆ
ดังนั้นนักวิเคราะห์และออกแบบระบบจะต้องออกแบบหรือสร้างตัวต้นแบบของ
แบบฟอร์มและรายงานที่เกิดขึ้นในระบบที่กําลังพัฒนา เพื่อนําเสนอต่อผู้ใช้งานและผู้บริหารเพื่อเป็นการ
ยืนยันความถูกต้องของการวิเคราะห์ข้อมูลความต้องการในระบบใหม่
การออกแบบแบบฟอร์มและรายงานสามารถตรวจสอบได้จากแผนภาพกระแสข้อมูล
(DFD) ได้ว่าจะ
มีแบบฟอร์มอะไรบ้างที่ไหลเข้าสู่ Process และมีข้อมูลใดบ้างที่ไหลออกจาก
Process นั้นจะทําให้ทราบว่า มีรายงานอะไรบ้าง
1 การออกแบบฟอร์มและรายงาน
1.
เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงาน สามารถทําพร้อมกับการรวบรวม
ข้อมูลในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ จะช่วยให้การออกแบบระบบมีความรวดเร็วขึ้น
2.
ร่างแบบฟอร์มและรายงาน เมื่อได้ข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงานแล้ว จะต้อง
นํามาออกแบบแบบฟอร์มและรายงาน
โดยการร่างแบบเพื่อสอบถามผู้ใช้งานระบบว่าถูกต้องหรือไม่ หรือ
ต้องการแก้ไขส่วนใดเพิ่มเติมหรือไม่จนกว่าผู้ใช้ระบบจะพอใจ
3.
การสร้างตัวต้นแบบ หลังจากร่างแบบฟอร์มและรายงานและนําเสนอต่อผู้ใช้ระบบจน
เป็นที่ยอมรับแล้ว จะต้องใช้เครื่องมือสร้างตัวต้นแบบเพื่อสร้างต้นแบบระบบไปให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน
เครื่องมือการสร้างตัวต้นแบบ เช่น โปรแกรมภาษาที่ใช้สร้างจอภาพ Visual Basic เป็นต้น
2 การจัดรูปแบบฟอร์มและรายงาน
การออกแบบฟอร์มและรายงาน
ควรคํานึงถึงการจัดรูปแบบในการแสดงผลข้อมูลและ สารสนเทศ
เพื่อนําเข้าสู่ระบบได้สะดวกและผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนี้
1.
สื่อที่ใช้ในการแสดงผล การแสดงผลจะต้องมีสื่อที่ใช้ในการแสดงผล เช่น แสดงผลทาง
กระดาษ แสดงผลทางจอภาพ
ซึ่งเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบในการออกแบบว่าควรจะแสดงผลบนสื่อ
ชนิดใดให้เหมาะกับการใช้งาน
นอกจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบเพิ่มเติมว่าจะต้องได้ข้อมูล นั้น ๆ
มาจากการประมวลผลแบบใด เพื่อนําไปกําหนดว่าเป็นแบบฟอร์มและรายงานใด โดยจะต้อง
แสดงผลต่อผู้ใช้ระบบทันที
หรือต้องรอการเก็บรวบรวมแล้วจึงทําการประมวลผลจึงแสดงผลการประมวล ข้อมูลนั้นต่อผู้ใช้ระบบในภายหลัง
เป็นต้น
(1)
การประมวลผลแบบออนไลน์ (On-line
Processing) เป็นการประมวลผลสารสนเทศ
และแสดงผลต่อผู้ใช้ระบบทันที่ที่มีการทํารายการ
ลักษณะการทํางานที่เหมาะกับการประมวลผลแบบนี้ ได้แก่
(ก)
การเข้าถึงข้อมูลจะมีลักษณะแบบสุ่ม (Random
Access)
(ข)
ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการค้นหามีรูปแบบและชนิดไม่คงที่ เช่น การสืบค้นข้อมูลของ
ผู้ใช้ระบบตามความต้องการงาน
(ค)
ข้อมูลเหล่านั้นมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง และเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
มากที่สุดจึงเหมาะแก่การดึงข้อมูลมาใช้งานเพื่อการตัดสินใจ
(ง) ผู้ใช้สามารถใช้งานระบบเดียวกันได้จากสถานที่ต่างกัน
(2)
การประมวลผลแบบแบตช์ (Batch Processing) เป็นการประมวลผลข้อมูลที่จะต้อง
มีการเก็บรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นไว้ช่วงเวลาหนึ่ง
เพื่อรอการประมวลผลพร้อมกันในครั้งเดียว ณ ช่วงเวลาที่
ได้มีการกําหนดไว้อย่างแน่นอน การเก็บรวบรวมเพื่อประมวลผลแบบกลุ่มนั้นเมื่อผ่านการประมวลผลแล้ว
สามารถนําไปเป็นสารสนเทศเพื่อแสดงผลแบบออนไลน์หรือแสดงผลบนกระดาษได้
ลักษณะการทํางานที่ เหมาะกับการประมวลผลแบบกลุ่ม ได้แก่
(ก)
ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการค้นหามีรูปแบบและชนิดที่คงที่แน่นอน
(ข) มีช่วงเวลาในการใช้ข้อมูลที่แน่นอน
2.
หลักในการจัดรูปแบบการแสดงผลบนแบบฟอร์มและรายงาน ดังนี้
(1)
ส่วนของหัวเรื่อง (Titles) แบบฟอร์มและรายงานควรมีลักษณะที่เข้าใจได้ง่าย
และ สื่อความหมายถึงเนื้อหาที่อยู่ในแบบฟอร์มและรายงาน
ต้องมีวันที่ที่จัดทํารายงานและเป็นวันที่ถูกต้อง เสมอ และจะต้องมีรหัสของแบบฟอร์ม
(2)
มีข้อมูลที่จําเป็นต่อการใช้งาน ส่วนของสารสนเทศที่จะแสดงอยู่บนแหล่งเอกสาร
แบบฟอร์มและรายงานจะต้องเป็นสารสนเทศหรือข้อมูลที่จําเป็น
ต้องเป็นสารสนเทศที่เตรียมไว้เพื่อการใช้ งานที่ตรงกับงาน
(3)
มีการจัดวางที่สมดุล การจัดวางสารสนเทศบนแบบฟอร์มและรายงาน รวมถึงหน้า
จอแสดงผลจะต้องมีการจัดวางสารสนเทศบนกระดาษและหน้าจอแสดงผลควรมีความสมดุล
ควรมีระยะ ห่างระหว่างข้อความและส่วนต่าง ๆ อย่างเหมาะสม
และมีช่องป้อนข้อความจะต้องมีหัวเรื่องระบุอย่างชัดเจน
(4)
ใช้งานง่าย ส่วนแสดงแนวทางการใช้งานของผู้ใช้ระบบจะต้องมีสัญลักษณ์เพื่อเป็น
แนวทางให้กับผู้ใช้งานระบบอย่างชัดเจน ชี้นําผู้ใช้ในการทํางานในส่วนต่อไปได้
รวมทั้งมีข้อความแสดง สถานการณ์ใช้งานของผู้ใช้ชัดเจน
กรณีที่เอกสารมีหลายหน้าควรมีข้อความแสดงให้ผู้ใช้ทราบเมื่อถึงหน้า สุดท้าย
หากนักวิเคราะห์ระบบทําการออกแบบฟอร์มและรายงานอย่างไม่มีหลักเกณฑ์จะทําให้
แบบฟอร์มและรายงานที่ได้นั้นยากต่อการนําไปใช้ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบส่งผลให้เกิดความผิดพลาดตามมา
3.
รูปแบบการแสดงผลด้วยการเน้นข้อความ การเน้นข้อความที่เป็นข้อมูลบนแบบฟอร์ม
และรายงาน จะทําให้ผู้ใช้ให้ความสนใจกับข้อมูลที่ได้รับป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
นอกจากนี้ยัง ช่วยให้แบบฟอร์มหรือรายงานนั้นดูง่ายขึ้น ซึ่งมีวิธีการดังนี้
(1)
ใช้สีที่มีความแตกต่างจากข้อความอื่น
(2)
ใช้ตัวอักษรกระพริบ
(3)
ใช้ตัวอักษรที่มีรูปร่างหนากว่าข้อความอื่น
(4) ใช้ขนาดแตกต่างจากข้อความอื่น
(5)
ใช้รูปแบบตัวอักษรแตกต่างจากข้อความอื่น
(6)
แสดงข้อความให้อยู่ในรูปของคอลัมน์
(7)
ขีดเส้นใต้ให้กับข้อความ
(8)
ใช้อักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
(9)
วางในตําแหน่งที่แตกต่างจากข้อความอื่น
ในแบบฟอร์มและรายงานสามารถออกแบบโดยเน้นข้อความได้หลายรูปแบบ
โดยต้อง คํานึงถึงลําดับความสําคัญของข้อความที่ต้องการเน้น
4.
รูปแบบการแสดงผลแบบมีสีและขาวดํา การแสดงผลแบบฟอร์มและรายงานแบบมีสี
และขาวดําจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทํางานของผู้ใช้ระบบแตกต่างกัน
เนื่องจากการแสดงผล แบบมีสีสามารถให้ความรู้สึกอ่อนโยนเวลามอง
แสดงให้เห็นถึงการเน้นข้อความหรือการให้ความสําคัญแก่
ข้อความหรือสารสนเทศบนแหล่งเอกสารได้
ช่วยให้สามารถแบ่งแยกรายละเอียดที่มีความซับซ้อนให้ดูได้ ง่ายขึ้น
และสามารถเน้นส่วนที่เป็นข้อความเตือนให้เด่นชัดขึ้นได้ แต่จะเป็นปัญหาต่อผู้ใช้งานที่มีอาการ
ตาบอดสี และความละเอียดของสีอาจจะมีค่าเปลี่ยนแปลงเมื่อใช้กับอุปกรณ์ต่างชนิดกัน
ทําให้ความ ถูกต้องของสีอาจคลาดเคลื่อนเมื่อมีการใช้กับอุปกรณ์ต่างชนิดกัน
5.
รูปแบบการแสดงผลแบบข้อความ การแสดงผลแบบข้อความมีลักษณะเป็นการ
อธิบายหรือการบรรยาย พบได้ในส่วนแสดงความช่วยเหลือจากโปรแกรมประยุกต์
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ กระดานประชาสัมพันธ์
และเว็บเพจที่ให้บริการข้อมูลความรู้ต่าง ๆ การออกแบบส่วนแสดงผลแบบข้อความ
มีหลักเกณฑ์ดังนี้
(1)
การเขียนข้อความใช้หลักเกณฑ์เดียวกับการเขียนทั่วไป คือ มีการใช้ตัวอักษรพิมพ์
ใหญ่เมื่อขึ้นต้นประโยคและตามด้วยตัวอักษรพิมพ์เล็ก มีเครื่องหมายวรรคตอนตามปกติ
(2)
ระยะห่างระหว่างบรรทัดภายในย่อหน้าเดียวกันให้เว้นระยะห่าง 1 ระยะบรรทัดปกติ
ส่วนระยะห่างระหว่างย่อหน้าให้เว้นบรรทัดว่าง 1 บรรทัด
(3)
ควรมีการจัดข้อความให้ชิดซ้ายและเว้นระยะขอบด้านขวาพอสวยงาม
(4)
ไม่ควรใช้เครื่องหมายขีดกลาง (-) เพื่อแสดงการเชื่อมต่อคําระหว่างบรรทัด
(5)
ใช้คําย่อเฉพาะข้อความที่เห็นว่ามีความยาวมากเกินไป
6.
รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ การออกแบบการแสดงผลแบบตารางและ
รายการจะทําให้ผู้ใช้ระบบสามารถทําความเข้าใจสารสนเทศนั้นได้ง่ายกว่าการแสดงผลแบบข้อความและ
การแสดงผลแบบอื่น ๆ
การออกแบบตารางและรายการจึงมีความสําคัญต่อแหล่งเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม และรายงาน
โดยมีหลักเกณฑ์การออกแบบดังนี้
(1)
การสื่อความหมายในตาราง
-
ควรใช้ชื่อตาราง คอลัมน์ และแถวที่สื่อความหมายของข้อมูลที่มีอยู่ในแต่ละ
คอลัมน์และแถว ชื่อของตาราง คอลัมน์ และแถว
ควรจะเน้นเพื่อให้ดูชัดเจนและแตกต่างจาก ข้อมูลธรรมดา
-
กรณีที่ตารางข้อมูลหรือรายการข้อมูลนั้นมีมากกว่า 1 หน้า ควรมีการแสดงหัวตาราง
ใหม่ทุกครั้งที่ขึ้นหน้าใหม่
(2) การจัดรูปแบบของคอลัมน์
แถว และข้อความ
-
ควรมีการเรียงลําดับข้อมูลในตาราง เช่น เรียงจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย เป็นต้น
-
ทุกครั้งที่มีการแสดงขอมูลในตารางครบ 5 บรรทัด หรือ 5 Record ควรมีบรรทัด ว่าง 1 บรรทัด
แล้วจึงแสดงข้อมูลในบรรทัดต่อไป
-
ควรมีระยะห่างระหว่างคอลัมน์พอสมควร
-
บนแหล่งเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มหรือรายงาน ควรมีที่ว่างเพื่อให้สามารถบันทึก
ข้อความสั้น ๆ ได้
-
ควรใช้ตัวอักษรแบบธรรมดายกเว้นข้อความที่ต้องการเน้นควรใช้ตัวหนา
-
ไม่ควรใช้รูปแบบตัวอักษรหลายรูปแบบบนเอกสารเดียวกัน เนื่องจากจะทําให้ไม่ น่าอ่าน
(3)
การจัดรูปแบบให้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อความ และตัวอักษรปนตัวเลข
-
ควรจัดข้อมูลที่เป็นตัวเลขให้ชิดขวาและจัดวางให้จุดทศนิยมตรงกันทุกบรรทัด
-
สําหรับข้อมูลที่เป็นข้อความ ควรกําหนดจํานวนตัวอักษรที่แสดงต่อ 1 บรรทัด
โดยทั่วไปจะกําหนดไว้ที่ประมาณ 30-40 ตัวอักษรต่อบรรทัด
เนื่องจากจะทําให้ผู้ใช้สามารถอ่านได้อย่าง รวดเร็วและจับใจความได้ง่ายขึ้น
-
สําหรับข้อมูลที่เป็นตัวอักษรปนตัวเลข ควรกําหนดจํานวนตัวอักษรต่อ 1 กลุ่มคํา
ประมาณ 3-4 ตัวอักษร
7.
รูปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ ใช้ในกรณีที่ข้อมูลเป็นตัวเลข ซึ่งจะช่วยให้
ผู้ใช้งานเข้าใจสารสนเทศนั้นได้ง่ายยิ่งขึ้น
สามารถอ่านค่าของข้อมูลได้จากตัวเลขทันที และการแสดงผล
ข้อมูลตัวเลขด้วยกราฟจะทําให้ทราบการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขเป็นช่วงระยะเวลาได้
จึงเหมาะสําหรับ ลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกัน เช่น สรุปผลข้อมูล แสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตัวเลขนั้น
เปรียบเทียบข้อมูลตัวเลขที่มีค่าแตกต่างกัน
และแสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงเพื่อการพยากรณ์ค่าตัวเลข ในอนาคต
3 การออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูล (Input Design)
คุณภาพของข้อมูลที่จะนําเข้าสู่ระบบจะมีผลต่อคุณภาพและความสมบูรณ์ของรายงาน
ใน การออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูลจะเริ่มด้วยการศึกษาข้อมูลเพื่อกําหนดเป็นแหล่งข้อมูลเบื้องต้น
หรือ แบบฟอร์มที่ใช้สําหรับบันทึกรายการข้อมูลต่าง ๆ
ก่อนที่ผู้บันทึกข้อมูลจะนําแบบฟอร์มเหล่านี้ไป
1.
การกําหนดวิธีการประมวลผล ความสําคัญการออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูล คือ ข้อมูล นาเข้าสู่ระบบถูกต้อง
ครบถ้วน มีคุณภาพ และสามารถใช้งานง่าย โดยต้องคํานึงถึงอุปกรณ์ที่ใช้รับข้อมูล
ด้วย เช่น แป้นพิมพ์ เมาส์ เครื่องสแกนเอกสาร เครื่องอ่านบาร์โค้ด ไมโครโฟน จอภาพ
เป็นต้น การตัดสินใจ เลือกการนําเข้าข้อมูลให้พิจารณาคุณลักษณะงานและความต้องการขององค์กรเป็นหลักว่ามีการประมวลผล
แบบแบตซ์หรือมีวิธีการประมวลผลแบบออนไลน์
2.
การควบคุมปริมาณการนําเข้าข้อมูล คือ การลดปริมาณข้อมูลในแต่ละรายการด้วยการ
คัดเลือกนําเข้าข้อมูลที่จําเป็นต่อการใช้งานเท่านั้น
เมื่อสามารถควบคุมปริมาณได้จะสามารถลดโอกาส ความผิดพลาดในข้อมูล
และลดค่าใช้จ่ายในการคีย์ข้อมูลเข้าระบบ ในการควบคุมปริมาณข้อมูลนําเข้าจะ
พิจารณาดังนี้
(1)
คัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่จําเป็น
(2)
ใช้รหัสในการแทนข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล
(3)
ใช้ข้อมูลที่เป็นค่าคงที่หรือเป็นข้อมูลที่ทุก ๆ Transaction
ใช้งานเหมือนกันหมด เช่น วันที่ป้อนข้อมูล
หากมีการป้อนในครั้งแรกแล้ว การ Transaction ใน Record
ต่อไปไม่จําเป็นต้องป้อนวันที่ ใหม่
ซึ่งสามารถดึงวันที่จากระบบมาใช้งานได้ ทําให้ช่วยลดเวลาลง
3.
การควบคุมข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ เป็นการควบคุมคุณภาพของ
การนําเข้าข้อมูล เพื่อช่วยลดข้อผิดพลาดของข้อมูล
ระบบต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่นําเข้าระบบ โดยมี การแจ้งเตือนหากป้อนข้อมูลผิด
และเมื่อแก้ไขให้ถูกแล้วสามารถบันทึกรายการนี้เข้าสู่ระบบได้ การควบคุม
ข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล ทําได้ดังนี้
(1)
ตรวจสอบว่ามีการคีย์ข้อมูลหรือไม่ ข้อมูลในแต่ละฟิลด์ ผู้ป้อนข้อมูลอาจข้ามไป
ทําให้ไม่มีข้อมูลหรือข้อมูลเป็นช่องว่าง ระบบต้องร้องเตือนให้มีการคีย์ข้อมูล
ก่อนดําเนินการในขั้นต่อไป
(2)
ตรวจสอบชนิดข้อมูล เป็นการตรวจสอบเพื่อความมั่นใจในข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบ
ว่าตรงกับชนิดข้อมูลที่ต้องการหรือไม่ เช่น
ข้อมูลที่ป้อนต้องเป็นค่าตัวเลขหรือตัวอักษร หากป้อนผิดประเภท
จะต้องแก้ไขให้ถูกต้องก่อน
(3)
ตรวจสอบช่วงข้อมูล เป็นการตรวจสอบค่าที่เป็นไปได้ของข้อมูลที่นําเข้าไป เช่น
คะแนนสอบปลายภาคของนักศึกษาจะต้องอยู่ในช่วงคะแนนต่างสุด คือ 0 ถึงคะแนนสูงสุดคือ
100 ซึ่ง คะแนนจะมีค่าติดลบหรือสูงเกินกว่า 100 ไม่ได้
(4)
ตรวจสอบความสอดคล้อง เป็นการตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างฟิลด์สองฟิลด์ หรือมากกว่า
ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกันอย่างสมเหตุสมผล เช่น นักศึกษาที่สังกัดคณะวิทยาศาสตร์
ไม่มีความสอดคล้องในข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเลย
ก็จะต้องเลือกสาขาในคณะวิทยาศาสตร์เท่านั้น
จะเลือกสาขาที่สังกัดคณะบริหารธุรกิจก็คงเป็นไปไม่ได้ ซึ่ง
(5)
การใช้วิธีการตรวจสอบค่าตัวเลข ในการป้อนข้อมูลที่เป็นค่าตัวเลข
บ่อยครั้งที่ผู้ใช้ หรือไม่ โดยทําการเพิ่มค่าตรวจสอบเข้าไปอีก 1 บิต
มักกรอกค่าตัวเลขผิดพลาด สามารถใช้วิธี Check
Digit ในการตรวจสอบว่าค่าตัวเลขที่นําเข้าข้อมูลถูกต้อง
(6)
การตรวจสอบยอดรวม ในกรณีใช้วิธีการประมวลผลแบบแบตช์ (Batch Controls) ในกรณีที่ป้อนข้อมูลแบบแบตช์ที่มีจํานวน
Transaction มาก จําเป็นต้องทําการตรวจสอบ เช่น ข้อมูลใน
แต่ละแบตช์ต้องมีหมายเลขแบตช์ จํานวนเอกสารและยอดรวม เช่น
ระบบเงินเดือนมียอดรวมเงินสุทธิของ ค่าแรงทั้งหมดที่ต้องจ่าย
โดยยอดนี้จะต้องตรงกับยอดรายการค่าแรงของพนักงานแต่ละคนรวมกันทั้งหมด เป็นต้น
หากเปรียบเทียบกันแล้ว ปรากฏว่ายอดไม่ตรงกัน
นั่นหมายความว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าไปมีข้อผิดพลาดแล้ว
การออกแบบฟอร์มและรายงาน
1. เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มรายงาน
สามารถทําพร้อมกับการรวบรวม ข้อมูลในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ
จะช่วยให้การออกแบบระบบมีความรวดเร็วขึ้น
2. ร่างแบบฟอร์มและรายงาน เมื่อได้ข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงานแล้ว
จะต้องนํามาออกแบบแบบฟอร์มและรายงาน
โดยการร่างแบบเพื่อสอบถามผู้ใช้งานระบบว่าถูกต้องหรือไม่
หรือต้องการแก้ไขส่วนใดเพิ่มเติมหรือไม่จนกว่าผู้ใช้ระบบจะพอใจ
3. การสร้างตัวต้นแบบ
หลังจากร่างแบบฟอร์มและรายงานและนําเสนอต่อผู้ใช้ระบบจน
เป็นที่ยอมรับแล้วจะต้องใช้เครื่องมือสร้างตัวต้นแบบเพื่อสร้างต้นแบบระบบไปให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน
เครื่องมือการสร้างตัวต้นแบบ เช่น โปรแกรมภาษาที่ใช้สร้างจอภาพ Visual
Basic เป็นต้น
การจัดรูปแบบฟอร์มและรายงาน
การออกแบบฟอร์มและรายงาน
ควรคํานึงถึงการจัดรูปแบบในการแสดงผลข้อมูลและ สารสนเทศ
เพื่อนําเข้าสู่ระบบได้สะดวกและผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนี้
สื่อที่ใช้ในการแสดงผล การแสดงผลจะต้องมีสื่อที่ใช้ในการแสดงผล
เช่น แสดงผลทาง กระดาษ แสดงผลทางจอภาพ
ซึ่งเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบในการออกแบบว่าควรจะแสดงผลบนสื่อ
ชนิดใดให้เหมาะกับการใช้งาน
นอกจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบเพิ่มเติมว่าจะต้องได้ข้อมูลนั้นๆ
มาจากการประมวลผลแบบใด เพื่อนําไปกําหนดว่าเป็นแบบฟอร์มและรายงานใด
โดยจะต้องแสดงผลต่อผู้ใช้ระบบทันที
หรือต้องรอการเก็บรวบรวมแล้วจึงทําการประมวลผลจึงแสดงผลการประมวล
ข้อมูลนั้นต่อผู้ใช้ระบบในภายหลัง เป็นต้นฒ
การออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูล (Input Design)
คุณภาพของข้อมูลที่จะนําเข้าสู่ระบบจะมีผลต่อคุณภาพและความสมบูรณ์ของรายงาน
ในการออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูลจะเริ่มด้วยการศึกษาข้อมูลเพื่อกําหนดเป็นแหล่งข้อมูลเบื้องต้น
หรือแบบฟอร์มที่ใช้สําหรับบันทึกรายการข้อมูลต่าง ๆ
ก่อนที่ผู้บันทึกข้อมูลจะนําแบบฟอร์มเหล่านี้ไป
ฟอร์มย่อย(Subforms)
ฟอร์มย่อยคือฟอร์มที่ถูกแทรกลงในอีกฟอร์มหนึ่ง
โดยฟอร์มแรกจะเรียกว่าฟอร์มหลัก และฟอร์มที่อยู่ในฟอร์มเรียกว่าฟอร์มย่อย ในบางครั้งการรวมฟอร์ม/ฟอร์มย่อยเข้าด้วยกันจะเรียกว่าฟอร์มแบบลำดับชั้น
ฟอร์มต้นแบบ/รายละเอียด หรือฟอร์มหลัก/รอง
ฟอร์มย่อยจะมีประสิทธิภาพเป็นอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม
ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มคือความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางที่มีค่าคีย์หลักของแต่ละระเบียนในตารางหลักที่สัมพันธ์กับค่าในเขตข้อมูลที่ตรงกัน
หรือเขตข้อมูลของหลายๆ ระเบียนในตารางที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น
คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงข้อมูลของพนักงาน และมีฟอร์มย่อยที่แสดงใบสั่งซื้อแต่ละใบของพนักงานได้ด้วย
ข้อมูลในตารางพนักงาน คือด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์
ข้อมูลในตารางใบสั่งซื้อ คือด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์
(พนักงานแต่ละคนมีใบสั่งซื้อมากกว่าหนึ่งใบได้)
1. ฟอร์มหลักจะแสดงข้อมูลจากด้าน
"หนึ่ง" ของความสัมพันธ์
2. ฟอร์มย่อยจะแสดงข้อมูลจากด้าน
"กลุ่ม" ของความสัมพันธ์
ฟอร์มหลักและฟอร์มย่อยในฟอร์มประเภทนี้จะลิงก์เข้าด้วยกันเพื่อให้ฟอร์มย่อยแสดงเฉพาะระเบียนที่สัมพันธ์กับระเบียนปัจจุบันในฟอร์มหลักเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น เมื่อฟอร์มหลักแสดงข้อมูลของอัญชนา ภานุวัฒนวงศ์
ฟอร์มย่อยก็จะแสดงเฉพาะใบสั่งซื้อของเธอเท่านั้น
ถ้าฟอร์มและฟอร์มย่อยไม่ได้ลิงก์กัน
ฟอร์มย่อยจะแสดงใบสั่งซื้อทั้งหมดที่ไม่ใช่แค่ของอัญชนาเพียงคนเดียว
ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงานเราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน
แต่ที่เราไม่ใช้ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน
ดังต่อไปนี้
ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ
และรายงานถูกออกแบบมาเพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่างๆ ซึ่ข้อมูลต่าง ๆ
ที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้
เหมือนกับฟอร์มในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดในไดอะล็อกซ์
Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง
Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน)
ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ต้องการได้
สรุป
การสร้างฟอร์มเป็นการนำเสนอข้อมูลจากตารางอีกรูปแบบหนึ่ง
สามารถปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ
มีการสร้างปุ่มสำหรับใช้งานทำให้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม
ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้
นอกจากนี้ใน Access 2010นั้น
ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว
โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่
เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต
และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
1.1
ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ
ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา
สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้
ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา
เช่น
-
การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
-
การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
-
การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้
เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง
ไปในรายงานของเราได้ ช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น
และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
1.2
ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย
ดังต่อไปนี้รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน
หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้
เช่น
ต้องการจัดกลุ่มใบสั่งซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น
รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี
เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า
การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
1.3
ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน
แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน
ดังต่อไปนี้
ฟอร์มถูกออกแบบมา
เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง
ๆข้อมูลต่าง ๆที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์มในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน
เราสามารถกำหนดในไดอะล็อกซ์ Printer
Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report
Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน)
ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่
ต้องการได้
1.4 ประเภทของรายงาน
แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
-
รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
-
รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง
โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
-
รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด
หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น
1.5
มุมมองของรายงาน
-
มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
-
มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print
Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
-
มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
-
มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้
2. การสร้างรายงาน <= คลิกเอกสารเพิ่มเติม
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ
สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะ
ข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
ให้นึกถึงฟอร์มที่ถูกผูกไว้ว่าเป็นหน้าต่างที่ผู้คนใช้ดูและเข้าถึงฐานข้อมูลของคุณ
ฟอร์มที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณใช้ฐานข้อมูของคุณได้เร็วขึ้น
เนื่องจากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องค้นหาสิ่งที่ต้องการ
ฟอร์มที่ดึงดูดสายตาช่วยให้ทำงานกับฐานข้อมูลได้อย่างเพลิดเพลินและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
และยังช่วยป้องกันไม่ให้มีการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ด้วย
การสร้างฟอร์มโดยใช้เครื่องมือ
'ฟอร์ม'
คุณสามารถใช้เครื่องมือ ฟอร์ม
เพื่อสร้างฟอร์มด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้
เขตข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลต้นแบบจะถูกวางลงบนฟอร์ม
จากนั้นคุณสามารถเริ่มใช้ฟอร์มใหม่ได้ทันที
หรือสามารถปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าวในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อ
ให้ตรงกับความต้องการของคุณมากยิ่งขึ้นก็ได้
Access จะสร้างฟอร์มและแสดงฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง
ซึ่งในมุมมองนี้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มที่กำลังแสดง
ข้อมูลอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น
คุณสามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกล่องข้อความให้เหมาะสมกับข้อมูลได้ ถ้าจำเป็นถ้า Access
พบว่ามีตารางหนึ่งที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตารางหรือแบบสอบถาม
ที่คุณใช้สร้างฟอร์ม Access จะเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่ยึดตามตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กัน
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฟอร์มอย่างง่ายที่ยึดตามตารางพนักงาน
และมีการกำหนดความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มไว้ระหว่างตารางพนักงานและตาราง
ใบสั่งซื้อ แผ่นข้อมูลดังกล่าวจะแสดงระเบียนทั้งหมดในตารางใบสั่งซื้อที่สัมพันธ์กับ
ระเบียนพนักงานปัจจุบัน
คุณสามารถลบแผ่นข้อมูลออกจากฟอร์มได้ถ้าคุณคิดว่าไม่จำเป็นต้องใช้แผ่น
ข้อมูลดังกล่าวแล้ว ทั้งนี้
ถ้ามีตารางมากกว่าหนึ่งตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตารางที่
คุณใช้สร้างฟอร์ม Access จะไม่เพิ่มแผ่นข้อมูลใดๆ ลงในฟอร์ม
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม
คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้
แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้
ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
• การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง
Report
• การสร้างรายงานเปล่า
• การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
• การสร้างรายงานแบบเลเบล
• การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ
บรรณานุกรม
บรรณานุกรม
แบบฟอร์มและรายงาน.
สืบค้นเมื่อวันที่ 3 กุมภาพันธ์ พ.ศ.2563 (ออนไลน์). แหล่งที่มา : http://tipnapa39.blogspot.com
แบบฟอร์ม. สืบค้นเมื่อวันที่ 3
กุมภาพันธ์ พ.ศ.2563 (ออนไลน์). แหล่งที่มา : https://support.office.com
นางสาว ทิพนภา หมอกมัว. แบบฟอร์มและรายงาน. สืบค้นเมื่อวันที่ 7 กุมภาพันธ์
พ.ศ.2563 (ออนไลน์).
แหล่งที่มา : http://tipnapa39.blogspot.com/p/6-from-report.html